Muchísimas organizaciones intentan poner un límite a los gastos de impresión, reduciendo volúmenes, administrando la impresión, auditando el uso de los dispositivos y hasta controlando cuánto imprimen los usuarios.

El uso de Internet y del correo electrónico han contribuido a aumentar los volúmenes de documentos impresos y lejos de imprimir menos, terminamos imprimiendo más.

Para poner freno a ello y apoyar la conservación del medio ambiente, Lexmark ha desarrollado un sistema denominado "cuotas de impresión".

Existen dos modalidades para implementar el concepto de cuotas de impresión en la empresa; por un lado están las "cuotas para control pasivo", y también están las "cuotas para control proactivo".

La diferencia fundamental entre ambas modalidades es que en el caso pasivo un usuario podría continuar imprimiendo y fotocopiando documentos, luego de exceder su cuota, mientras que en la modalidad proactiva, el sistema en forma automática impediría la impresión y el copiado una vez la cuota ha sido excedida en tan sólo una unidad (si la cuota es 100, por ejemplo, no le dejaría imprimir ni una sola hoja después de 100 hojas impresas).