El sueño de todo dueño de empresa es contar con la secretaria perfecta. Aquella que no sólo sepa varios idiomas, sino que también atienda amablemente el teléfono y las visitas; que redacte buenas cartas y mucho más.
Hace algunos años la secretaria era solo una mecanógrafa que en ocasiones llevaba la contabilidad. Sin embargo, eso ha cambiado y, hoy, se ha convertido en uno de los ejes principales de toda empresa, asegura Penny de Henríquez, directora de Etiqueta y Más.
Y es que, actualmente este empleado se prepara al máximo para conocer más a fondo el lugar en el que labora, lo que le permite hacer un mejor trabajo, incluso que sea una experta en las nuevas tecnologías.
Pero, no todo es tecnología. La secretaria también debe atender bien a su jefe, ya sea llevándole el café o conservando el orden no sólo de importantes documentos, sino de todo en la oficina.
La secretaria es quien consigue el equilibrio entre los empleados de la compañía y la dirección, además del nexo de unión y de comunicación entre ambos.
CUALIDADES DE UNA BUENA SECRETARIA
Penny de Henríquez expresa que una buena secretaria tiene que saber mantener la confidenciabilidad de los documentos con los que trabaja. También, de las conversaciones a las que tiene acceso. Otros detalles para no olvidar:
- Ser respetuosa sin caer en el servilismo, y actuar con cordialidad sin familiaridad.
- Intuición para saber cuando debe desaparecer si la llamada que recibe el jefe le hace bajar mucho la voz.
- Guardar todos los secretos profesionales de su director y los no tan profesionales también.
- Distinguir al primer vistazo las cartas que, aunque no digan "personal", pregonan un carácter íntimo.
- Dele prioridad y secuencia a sus tareas.
- Evite que la distraigan, interrupciones indebidas, salidas injustificadas , porque al perder la concentración podría cometer errores. Esto no quiere decir que no puede tomarse un pequeño descanso.
- Programe su trabajo más allá de un día: semanalmente o mensualmente, para evitar algunos imprevistos.
- Capacítese continuamente poniéndose al día con las novedades de su profesión.
- Demuestre lo que vale siempre que tenga la ocasión, exprese ideas y sugerencias, pero con respeto y conocimiento.
- Intente ir siempre un poco delante de sus necesidades.
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